Organiser une assemblée générale et gérer l’impression du rapport annuel sont des tâches essentielles pour assurer une communication transparente et efficace avec les parties prenantes de l’entreprise.

Voici un guide en 5 étapes pour vous aider dans cette démarche :

1. Planification Préliminaire : Fixez une date et un lieu appropriés pour l’assemblée générale (AG) en prenant en compte les contraintes des participants. Déterminez les points à l’ordre du jour et assurez-vous d’inclure la présentation du rapport annuel. Nommez un responsable de la logistique pour superviser tous les aspects de l’événement.

2. Communication et Convocation : Envoyez les convocations aux actionnaires et aux parties prenantes conformément aux exigences légales et statutaires. Incluez toutes les informations pertinentes sur l’AG, y compris la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour et les modalités de participation. 

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3. Préparation du Rapport Annuel : Préparez le rapport annuel en mettant en valeur les réalisations et les défis de l’entreprise au cours de l’année écoulée. Incluez les états financiers, les résultats opérationnels, les projets en cours et les perspectives futures. Assurez-vous que le rapport est clair, concis et compréhensible pour les parties prenantes.

4. Impression du Rapport Annuel : Une fois le rapport annuel finalisé, choisissez un prestataire d’impression fiable pour garantir une impression de qualité. Vérifiez les options de finition (couverture rigide, relié-piqué, etc.) et sélectionnez le type de papier adapté pour une présentation professionnelle.

Nous sommes imprimeur basé en Ile de France, doté entre autre d’une CANON I300, entreprise à taille humaine avec une force industrielle pour l’impression et la reliure de vos rapports annuels. 

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5. Déroulement de l’Assemblée Générale : Le jour de l’AG, veillez à ce que tout soit en ordre pour accueillir les participants. Distribuez les rapports annuels imprimés lors de l’enregistrement et assurez-vous qu’ils sont également disponibles en version numérique si des participants optent pour le mode de participation en ligne. Prévoyez du temps pour la présentation du rapport annuel, suivi d’une session de questions-réponses.

Astuce Bonus : En complément de l’impression des rapports annuels, encouragez l’engagement numérique en mettant le rapport annuel en ligne sur le site Web de l’entreprise ou sur une plateforme dédiée. Cela permettra aux parties prenantes d’accéder facilement au rapport, même après l’AG.

En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour organiser une assemblée générale réussie. N’oubliez pas que la communication transparente avec les parties prenantes est un pilier essentiel de la gouvernance d’entreprise solide.

Notre solution s’adapte à tous les types d’assemblées générales : entreprises non cotées, associations, groupes mutualistes, copropriétés, assurances et mutuelles, sociétés de gestion, coopératives, SCPI.

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